Los Colombianos no nos podemos apartar a la crisis mundial que se viene dando por efectos del llamado coronavirus. Enfermedad que está afectando no solo la economía, sino también todas y cada una de las tareas que cotidianamente los seres humanos debemos realizar.
Como bien sabemos en otros Países el Covid-19 ha hecho estragos y, por esta razón los Gobiernos han tenido que decretar la “emergencia sanitaria” todo con el fin de evitar la propagación de este virus. Por esta razón, el Gobierno Colombiano ha dispuesto ciertas medidas para prevenir el contagio epidemiológico asociado a este virus.
A raíz de estas medidas el Ministerio de Comercio. Industria y Turismo expide el Decreto 398 para reglamentar el artículo 19 de la Ley 222 de 1995 en lo referente a las reuniones no presenciales de las juntas de socios, asambleas generales de accionistas o juntas directivas.
Como bien sabemos, el artículo 422 del Código de Comercio dice: Las reuniones ordinarias de la asamblea se efectuarán por lo menos una vez al año, en las fechas señaladas en los estatutos y, en silencio de estos, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio. En otras palabras; el ejercicio financiero de una Sociedad culmina el 31 de diciembre de cada año. Por tanto, a más tardar el 31 de marzo del año siguiente vence el plazo para celebrar las asambleas ordinarias. Es decir, en esta fecha la sociedad designará a los administradores y funcionarios para que pongan en consideración las cuentas y balances del último ejercicio, allí se aprovechará para resolver toda clase de inquietudes, la distribución de utilidades, asegurar el cumplimiento del objeto social entre otros.
En todo caso, la Ley prevé que se podrá hacer reuniones no presenciales. Siempre que ello se pueda probar, habrá reunión de la junta de socios, de asamblea general de accionistas o de junta directiva cuando por cualquier medio todos los socios o miembros puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva. En este último caso, la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado.
Las reuniones no presenciales serán igualmente aplicables para las reuniones mixtas, entendiendo para ello que habrá asistencia física y virtual. Es decir, que los representantes legales podrán dar alcance a esta disposición, para lo cual se tendrá que dejar constancia que la asamblea se realizará de manera no presencial o mixta.
Interesante y justificable que se lleven a cabo las asambleas haciendo uso de la reunión no presencial, misma que, esta previstas en la Ley, y teniendo en cuenta las circunstancias actuales de infección que vive el País; esta es una forma de prevenir. Solo nos queda la siguiente pregunta; ¿Si estarán lo suficientemente preparadas las empresas para hacer efectiva esta medida?
La reunión no presencial significa que se llevará a cabo las asambleas, solo que no habrá asistencia presencial al lugar donde se reúnen por derecho propio los Socios a deliberar; quiere decir lo anterior que esta clase de reunión se tendrá que hacer virtual, en otras palabras, las empresas tendrán que proveer los medios técnicos y tecnológicos para que la reunión se pueda realizar como si se estuviese realizando presencialmente, creemos que en la práctica no es tan común realizar este tipo de reuniones conforme lo prevé el decreto 398 del Ministerio de Industria. Comercio y Turismo.
En el evento que las Sociedades no estén debidamente preparadas para afrontar esta clase de convocatorias, lo mejor será aplazar la reunión ordinaria y, esperar a que la situación se normalice para convocar la asamblea mediante una reunión extraordinaria de socios.
Importante dejar claro que estas medidas no se aplicarán en aquellos casos, donde se reúna dos, tres, cuatro, cinco socios. La medida, tendrá aplicabilidad en aquellos casos donde se reúna más de cincuenta personas y, desde luego porque las condiciones donde se llevará a cabo las asambleas no se cuente con las medidas necesarias para garantizar una debida seguridad.
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